Najpierw zrozum, o co naprawdę pyta odbiorca.
Zachowaj oryginalną ankietę i wiadomość od klienta. Sprawdź, jakiej spółki, lokalizacji i okresu dotyczą pytania. Roczne zużycie energii jednej placówki nie jest tym samym co zużycie całej grupy. Gdy instrukcja nie jest jasna, spisz pytania do odbiorcy przed rozpoczęciem obliczeń.
Przypisz każde pytanie do danych i osoby.
Najwięcej czasu zajmuje zwykle poszukiwanie informacji wewnątrz firmy. Jedna lista odpowiedzialności pozwala uniknąć wysyłania tej samej prośby do kilku działów.
- Energia i paliwa: faktury, odczyty, rozliczenia floty.
- Zatrudnienie i BHP: dane od HR i osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo.
- Dokumenty i zasady: aktualna wersja, data zatwierdzenia, właściciel dokumentu.
- Emisje: zakres, metodologia i źródła zastosowanych wskaźników.
Oddziel brak danych od braku działania.
Nie wpisuj zera tam, gdzie nie masz informacji. Nie deklaruj przyjętej polityki tylko dlatego, że w firmie istnieje dobra praktyka. Oznacz, co jest potwierdzone, co wymaga uzupełnienia, a czego nie dotyczy dany zakres.
Zapisz odpowiedź tak, żeby wykorzystać ją ponownie.
Do odpowiedzi dołącz źródło, rok i osobę zatwierdzającą. Utwórz wspólny rejestr pytań. Kolejna ankieta powinna zaczynać się od przeglądu poprzednich odpowiedzi, a nie od pustego dokumentu.